Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Mehr als Assistenz – die rechte Hand der Geschäftsführung

Wir sind ein mittelständisches, inhabergeführtes Familienunternehmen mit Schwerpunkt auf Immobilien, Projektentwicklung, Wohnungsbau und Kindertagesstätten.

Unsere Projekte sind vielfältig, unsere Entscheidungswege kurz und unser Arbeitsalltag selten gleich.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die mehr möchte, als Termine zu koordinieren und Aufgaben abzuarbeiten.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt, den Überblick behält und dafür sorgt, dass aus Entscheidungen Ergebnisse werden.

Ihre Aufgaben

• Direkte Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen
• Aufbereitung von Informationen und komplexen Sachverhalten als Entscheidungsgrundlage
• Priorisierung und konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
• Eigenständige Koordination von Projekten und bereichsübergreifenden Themen
• Kommunikation mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Banken, Behörden, Mietern, Planern und Dienstleistern
• Selbstständige Erstellung und Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz
• Vorbereitung von Schreiben, Präsentationen, Verträgen und sonstigen Unterlagen
• Organisation von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und besonderen Terminen
• Unterstützung bei kaufmännischen, immobilienbezogenen und administrativen Themen
• Prüfung von Angeboten, Rechnungen und Unterlagen auf Plausibilität und Vollständigkeit
• Verbindliches Nachhalten interner und externer Zusagen
• Übernahme ausgewählter persönlicher und organisatorischer Angelegenheiten der Geschäftsführung

Was wir von Ihnen erwarten

Für diese Position suchen wir keine klassische Assistenz, die darauf wartet, dass Aufgaben verteilt werden.

Wir wünschen uns jemanden, der erkennt, was als Nächstes getan werden muss, Informationen selbstständig beschafft, Lösungen vorbereitet und Themen bis zum Abschluss begleitet.

Probleme sollen nicht nur weitergegeben werden. Idealerweise bringen Sie bereits eine Lösung, eine Empfehlung oder konkrete Entscheidungsalternativen mit.

Dazu gehört auch, freundlich, aber verbindlich nachzufassen, Prioritäten zu setzen und frühzeitig einzugreifen, wenn Termine oder Vereinbarungen nicht eingehalten werden.

Ihr Profil

• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung, im Projektmanagement, in der Immobilienwirtschaft oder in einer vergleichbaren verantwortungsvollen Position
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägte Lösungsorientierung
• Unternehmerisches Denken und gutes Urteilsvermögen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Sicheres und verbindliches Auftreten
• Gutes kaufmännisches Verständnis
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität
• Belastbarkeit und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen

Erfahrungen im Bereich Immobilien, Bau, Projektentwicklung oder Verwaltung sind von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.

Wir bieten Ihnen

• Eine unbefristete Vollzeitstelle
• Einen langfristig sicheren Arbeitsplatz in einem inhabergeführten Familienunternehmen
• Eine außergewöhnlich abwechslungsreiche Tätigkeit mit direktem Einblick in unternehmerische Entscheidungen
• Enge und unmittelbare Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und wenig Bürokratie
• Einen großen eigenen Verantwortungsbereich
• Raum für selbstständiges Arbeiten und eigene Entscheidungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Krankenzusatzversicherung
• Einen modernen Arbeitsplatz an unserem Unternehmenssitz in Ratingen

Da uns der persönliche Austausch, kurze Wege und die direkte Zusammenarbeit besonders wichtig sind, ist die Position grundsätzlich als Präsenzarbeitsplatz in Ratingen vorgesehen.

Unser Anspruch

Eine gute Assistenz erledigt Aufgaben.

Eine sehr gute Assistenz erkennt Aufgaben, bevor sie gestellt werden, bereitet Entscheidungen vor, schafft Struktur und sorgt dafür, dass aus Entscheidungen Ergebnisse werden.

Genau das verstehen wir unter Assistenz der Geschäftsführung.